LXF106:Печать в OpenOffice.org

Материал из Linuxformat.

Грамотная печать в OpenOffice.org

Сегодня мы не будем говорить о проверке правописания и стилях – речь пойдет именно о печати грамот. Сергей Никитин готов поделиться своими наработками.

По роду деятельности я часто наблюдаю, как педагоги пробуют подготовить грамоты для учащихся (или организаторы – для участников конкурса), и, на мой взгляд, делают они это в корне неверно. «Как-то сложно все»... Именно поэтому я и решил написать данную статью.

Итак, формализуем задачу. Нужно создать:

1. Систему подсчета средних баллов на конкурсе и распределения мест в OpenOffice.org Calc (база данных для наших целей – ненужное усложнение);
2. Заготовку под грамоту (благодарственное письмо) в OpenOffice.org Writer;
3. Единый документ, основанный на данных Calc, для его дальнейшей печати в Writer.

Рассмотрим решение каждой из этих проблем по порядку.

Система распределения мест

Начнем с создания списка выступающих с заполнением всех необходимых полей.

Затем давайте оформим его подобающим образом: изменим ширину столбцов и сделаем перенос по словам и слогам в заголовочных колонках.

В формате ячеек устанавливаем Выравнивание > Переносить по словам и Переносить по слогам, Выравнивание по горизонтали и вертикали – по центру. Ну и после нажатия OK выделяем полужирным шрифтом.

Теперь заполним оценки судей (пока случайным образом) и подсчитаем средний балл. Для этого будем использовать функцию AVERAGE. Поместите курсор в ячейку I2 и щелкните по кнопке Мастер функций (иконка fx), в качестве категории укажите Статистические и выполните двойной щелчок по AVERAGE. Далее, выделите (ни на какие кнопки больше нажимать не надо) диапазон ячеек G2:H2.

Результат показан на рисунке:

Далее, выполните двойной щелчок по «мастеру автозаполнения» (квадратик снизу справа, обведен на иллюстрации красным кружком). Столбец заполнится данными.

Осталось подсчитать место в рейтинге. Для этого используется функция RANK (также из Статистических), которой необходимо указать выборку из массива значений, а поскольку он постоянный (находится в одних и тех же ячейках), следует воспользоваться знаками $. В конечном итоге, в ячейке J2 мы получим формулу:

=RANK(I2;$I$2:$I$9)

которую и «размножим» на весь столбец (двойной щелчок по «мастеру автозаполнения»). Результат будет таким:

Теперь необходимо скопировать рейтинг в ячейку «Место (заполняется вручную)», заполнить 1-3 места, а для остальных написать «участие». Причем, раз уж мы думаем о грамотах, то сразу приведу стандартный текст: «Грамота вручается за __ место /участие». Есть смысл перекинуть его в ячейку E2. Если вдруг позднее судьям потребуется перераспределить места, это можно сделать вручную, подправив данную колонку (отсюда и примечание: «заполняется вручную»). Я не имею ввиду подтасовку фактов, а рассматриваю ситуацию, когда, например, грамот за первые места – три, а третьих мест получилось два (по оценкам). Тогда судьи начинают совещание, кому место дать, а кого в участники записать (нормальная практика, кстати).

Но вернемся к формуле в ячейке E2. Логика очень проста – если место меньше или равно 3, тогда пишем соответствующее число+«место», а иначе – «участие». Вот так может выглядеть реализую- щая ее формула:

=IF(J2<=3;J2&« место»;«участие»)

Распространите ее на всю колонку. Замечу, что для сложения строк используется не плюс (+), а амперсанд (&); не забывайте также о пробеле перед словом «место». В принципе, если это необходимо, несложно сделать цифры римскими, вот так:

=IF(J2<=3;ROMAN(J2)&« место»;«участие»)

Первый этап задачи мы почти выполнили. Теперь сохраняем документ для последующего редактирования, и делаем еще одну копию.

Последний штрих, но очень важный – откройте копию документа. После заполнения всех данных, необходимо изменить строку с формулами в колонке E на строку с текстом, который в последствии легко импортируется в Writer.

Для этого выделяем данные столбца E и копируем их в буфер обмена. Удаляем все записи в столбце (кнопка Del), и делаем специальную вставку как текст без форматирования. Должна будет произойти замена формул на текст.

Заготовка для грамоты

Чаще всего, сами грамоты уже «нарисованы», остается лишь узнать, где начинается текст и напечатать его. Для этого берем линейку и честно вымеряем, где какая надпись находится. Замечу, что мерить можно только сверху (так как принтер возьмет лист и будет крутить его в барабане до определенного места), и уж тем более не стоит считать, что грамота будет размером A4 (их печатали, обрезали, ширина и высота никогда еще не совпадали – мой личный опыт). Сделав замеры, передвиньте ползунки в нужную позицию и оформите весь текст, который должен быть напечатан, за исключением полей, импортируемых из Calc (на рисунке они обрамлены слэшами – //).

Теперь передвиньте курсор на строку //место или участие//.

Зайдите во Вставка > Поля > Дополнительно, нажмите Обзор и укажите в качестве источника нашу таблицу в Calc. Слева в меню выберите Поля баз данных, и увидите перечень того, что можно вставить в документ:

Отметьте пункт Место (заполняется вручную) и нажмите Вставить. Проделайте то же самое и для остальных полей. Результат можно видеть на рисунке:

Сводим воедино

Осталось выполнить лишь несколько завершающих действий. Откройте меню Сервис > Рассылка писем (в документации он отмечен как Сервис > Мастер слияния) – он проведет вас через восемь последовательных страниц:

1. Отметьте пункт Использовать текущий документ
2. Выберите Письмо
3. Снимите все галочки на странице 3
4. ...и на странице 4
5. Пропустите страницу 5
6. На странице 6 не должно быть отмечено ничего
7. Дождитесь персонализации, после чего убедитесь, что ни одной галочки не стоит
8. Выберите Сохранить объединенный документ – откроются дополнительные параметры. Укажите вариант Сохранить одним документом, нажмите Сохранить и задайте имя файла. Затем нажмите кнопку Готово и откройте полученный документ.

Итак, у нас получился файл, в котором есть все грамоты для всех участников. Если отсутствует «место», то, скорее всего, вы не выполнили рекомендацию, приведенную в конце первой части – замену формул на текст.