Материал из Linuxformat.

Мигрируем Windows в Linux Меняем «прописку» без лишних проблем

Содержание 1 Контора – ПК – Linux: работаем с документами 1.1 Стиль должен быть во всем 1.2 Нешаблонно о шаблонах 1.3 CyrTools – удобство работы с кириллицей 1.4 Навигатор 1.5 Работаем в команде 1.6 И напоследок... 1.7 Полезные ресурсы по OpenOffice.org

Контора – ПК – Linux: работаем с документами

Развернули Linux и теперь раздумываете, что делать дальше? Дмитрий Дроздов даст пару советов, как выжать максимум из нового рабочего окружения – применительно к офису.

Зачем мы ставили Linux? Чтобы повысить эффективность работы! Так давайте докажем себе (да и окружающим), что основная работа в конторе – над «бумажками» – в Linux может быть не менее эффективна, чем в других средах. Для Linux существует несколько полнофункциональных офисных пакетов, однако общепризнанным фаворитом во всех отношениях является OpenOffice.org (далее OOo), и сегодня мы обсудим приемы повышения эффективности работы с основными классами офисных документов.

Сразу обратим внимание, что наиболее адаптированной для России является сборка OOo от компании «Инфра-ресурс» (http://www.i-rs.ru). Сборки новых версий выпускаются с минимальной задержкой, полностью русифицированы, поставляются с набором достойных шаблонов. Эта же компания со своими партнерами поддерживает сборки на украинском и казахском языках. Скачать свежую версию для нескольких операционных систем можно со страницы http://www.i-rs.ru/download; а по адресу http://community.i-rs.ru можно зарегистрироваться на насыщенном полезной информацией форуме. Список полезных ресурсов по OOo приведен в конце статьи.

Наверняка кто-то скажет: мол, зачем нужна еще одна статья про «офис» – все и так умеют в нем работать! Но тогда давайте честно ответим себе на вопрос: почему регулярно появляются документы, в которых центрирование строк сделано пробелами, межабзацные интервалы – переводом строки, а стили не используются вовсе? И почему каждый из нас не сделал мир чуть лучше, хотя бы в правильности оформления своих собственных документов?

Стиль должен быть во всем

Не смотрите судорожно на обложку: вы продолжаете читать LXF, а не гламурный журнал! Концепция разделения содержания и оформления документов, используемая в OOo, предполагает активную работу со стилями.

Неформально, стиль – это набор элементов оформления некоторой структурной единицы документа, которым можно оперировать как единым целым. Стили можно создавать, удалять, модифицировать. Стили находятся в иерархии: изменив базовый стиль, вы меняете и все стили, которые на нем основаны, но лишь те их элементы, которые не были заданы явно.

В текстовых документах стили могут применяться к:

• отдельным символам;
• абзацам целиком, включая шрифтовые оформления абзаца в списках;
• спискам, которые определяют лишь способ выделения либо нумерации абзацев в списке, отступы и прочие параметры собственно списка;
• текстовым фреймам (используют и другие термины: рамкам, врезкам);
• страницам.

Аналогично, в электронных таблицах могут использоваться стили для отдельных ячеек и для страниц. В других типах документов есть свои иерархии стилей, обусловленные их спецификой.

Поскольку каждый тип стиля может применяться независимо от других, то у некоторых элементов документа может быть более одного стиля одновременно (но не несколько стилей одного типа!). Это позволяет создавать документы с четко продуманной структурой. Возможность применения к элементу документа нескольких стилей (например, абзаца и списка) заметно отличает OOo от других офисных пакетов.

Чем диктуется использование стилей? Очевидно, если надо поменять оформление, то с применением стилей это делается простой их модификацией, а не судорожными поисками нужных элементов оформления по всему документу. Главное, однако, не это! Грамотно оформленный стилями документ сам по себе становится более логичным, а сведения, которые дает про него OOo, точно отражают и структуру, и содержание документа.

Для текстовых документов OOo поставляется со вполне приличным набором заранее определенных стилей. Однако никто, кроме автора, не может точно решить, какие стили ему потребуются для конкретной работы. Поэтому одновременно с обдумыванием содержания рукописи приходится думать и о тех стилях, которые придется создать дополнительно.

Например, для статьи в LXF придется определить стиль абзацев текста и для блоков кода, а также стили символов (для выделений внутри текста), как минимум, для: элементов кода, имен файлов, элементов пользовательского интерфейса, ссылок на литературу и другие источники.

Для примера создадим стиль для названий элементов интерфейса, описываемых в статьях. По сути, это отдельные последовательности символов внутри предложения. Чтобы не придумывать что-либо, посмотрим, как соответствующие элементы текста выделены в журнале (ведь над его оформлением работали профессиональные дизайнеры, и есть смысл у них поучиться!), затем откроем Стилиста (Формат > Стили или клавиша F11), перейдем на работу со стилями символов и постараемся разобраться, нет ли тут чего-то подходящего для нашей задачи. Вроде нет… Тогда щелкнем правой клавишей мыши и выберем команду Создать.

На нескольких закладках диалога следует указать необходимое оформление текста и после этого нажать на кнопку Применить. Задача решена! Аналогично можно отредактировать любой стиль (кроме небольшого числа исключений, которые обусловлены иерархией базовых стилей OOo).

В качестве еще одной тренировки создадим стиль абзаца для фрагментов кода (команд). Эти абзацы выделяются фоном, для работы над текстом удобнее использовать моноширинный шрифт, а сами абзацы не должны сливаться. Последнее требование легко реализовать неширокой рамкой белого цвета вокруг абзаца.

Разработчики OOo дали возможность поиска стиля (абзаца) и замены стилей. Это удобно при подготовке документа к печати. А в Calcе лишь стили позволяют провести условное форматирование ячеек ('Формат > Условное форматирование). Этот подход отличается от подхода MS Excel, однако в целом более логичен.

При работе со стилями есть небольшое неудобство: нет «родных» средств определить для команд стилевого оформления комбинации клавиш для форматирования текста по мере ввода без использования мыши. Решить проблему поможет совет из LXF98: записать несколько макросов, которые применяют определенный стиль к выделенному тексту, и уже эти макросы назначить на удобные комбинации клавиш. Можно пойти и дальше, а именно: традиционные комбинации Ctrl+B, Ctrl+I и Ctrl+U (физическое форматирование полужирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием текста) переопределить на близкие по смыслу команды стилевого форматирования.

Восстановить форматирование под умолчанию можно клавиатурной комбинацией Ctrl+Shift+Пробел, или командой контекстного меню Форматирование по умолчанию.

Вообще, стили – исключительно мощный инструмент, на освоение которого и некоторую настройку «по себя» лучше потратить немного времени. Это время точно окупится сторицей, а то и вполне реальным повышением, например, зарплаты.

Нешаблонно о шаблонах

Слово «шаблон» традиционно воспринимается с негативным смыслом, особенно при воспоминании о шаблонном подходе к людям. Однако в OOo (да и других офисных пакетах) шаблоны – одно из наиболее мощных средств повышения эффективности работы.

Шаблон – набор текста и стилей, на основании которых можно ускорить создание новых документов. Заполнить заранее созданную «форму» существенно быстрее, чем набивать весь текст заново, да и ошибок заметно поубавится.

Шаблоны в OOo могут располагаться в:

• месте установки пакета (доступны всем пользователям компьютера);
• локальном каталоге пользователя (доступны только ему).

Обычно с дистрибутивом OOo поставляются и шаблоны (их набор зависит от конкретного сборщика), однако их, скорее, следует считать примерами. Поэтому стоит на них посмотреть, и некоторые сразу же стоит отредактировать. Возможно, подойдут какие-то шаблоны, которые можно найти в Интернете (см. список ссылок).

Существенно, что возможности шаблонов не исчерпываются лишь заранее определенным текстом и стилями. Для повышения эффективности работы можно (и нужно!) использовать поля, которые помогут упростить заполнение шаблона. Это существенно упрощает контроль правильности содержания (а не только оформления, для этого используются стили) получаемого документа.

Для вставки поля выполните команду Вставка > Поля > Дополнительно. В открывшемся диалоге наибольший интерес представляют закладки Функции и Переменные. Первая закладка позволяет создать списки, поля ввода (без проверки формата) и поля подстановки (в справке использован другой термин – Местозаполнитель). Последнее поле позволяет оставить в документе, создаваемом на основе шаблона, место для ввода пользователем таблицы, фрейма, изображения или иного объекта, о котором на момент создания шаблона известно только, что тут должен размещаться объект определенного типа.

Для защиты текста шаблона от изменений, в документе, создаваемом на его основе, надо создать защищенный от изменений раздел. Для этого надо выделить защищаемый текст и выполнить команду Вставка > Раздел. В диалоговой панели стоит изменить название раздела (удобнее будет) и отметить пункт Защищено (здесь же можно дополнительно установить пароль). Защита раздела не запрещает изменения полей ввода и списков. Если нужно использовать поля подстановки, то придется делать несколько разделов, не включающих эти поля. При попытке отредактировать защищенный раздел пользователь получит уведомление о невозможности такой операции.

После подготовки шаблона наступает пора его сохранить. Конечно, это можно сделать командой Файл > Сохранить (как) и выбрать тип файла «шаблон». Однако тогда вновь созданный шаблон не станет доступен в списке шаблонов для создания нового документа. Такое сохранение может быть полезно во время работы над шаблоном, в качестве промежуточного хранилища.

Для работы с шаблонами есть набор удобных средств, которые вызываются командами Файл > Шаблоны. Наибольший интерес представляет диалог Управление шаблонами, который позволяет легко копировать стили из документов или шаблонов в другой шаблон. При этом редактированию доступны как общие шаблоны (всех пользователей), так и шаблоны текущего пользователя. Чтобы получить доступ к стилям, надо дважды щелкнуть мышью по нужному документу или шаблону. Для копирования стилей достаточно «перетащить» нужный стиль мышью. Перетаскивание стилей возможно и для стилей документов: в этом случае в обоих списках надо выбрать два или более документа.

Тут же можно выбрать шаблон, который будет использоваться по умолчанию при создании нового документа. Для этого необходимо выбрать в списке нужный шаблон, затем щелкнуть по кнопке Команды и выполнить Сделать шаблоном по умолчанию. Внимание: эта команда становится доступной, только если в одном из списков выбран шаблон! При переносе окружения пользователя копированием папок и желании использовать собственный шаблон эту операцию надо выполнить обязательно.

CyrTools – удобство работы с кириллицей

Пакет макросов для работы с кириллическими текстами CyrTools был разработан группой отечественных программистов. Доступна для скачивания версия 1.3 (стабильная уже в течение нескольких лет!), которая включает:

• вставку суммы прописью для русского, белорусского и украинского языков;
• перекодировку документа;
• исправление текста, набранного в неправильной раскладке.

Если последняя функция сейчас не столь актуальна, поскольку многие пользователи работают с программами интеллектуального переключения раскладок клавиатуры, то обе другие будут весьма полезны «обычному клерку».

Для установки пакета проще воспользоваться графической версией менеджера расширений OOo. В командной строке (или минитерминале) введите unopkg gui; в ответ откроется окно, показанное на рисунке. Щелкните на Мои расширения в списке установленных расширений, а затем – на кнопке Добавить. В списке файлов укажите путь к архиву с CyrTools, и спустя несколько секунд новое расширение будет установлено в системе. Кстати, тут же можно временно запретить использовать какие-то расширения (бывает полезным при конфликтах), удалить их и проверить обновления. Если у вас есть доступ к Интернету, то щелчок по ссылке Загрузить расширения приведет на сайт с обширной подборкой весьма полезных вещей.

После установки пакета во Writerе и Calcе в меню появляется пункт Кириллический документ. За ним и скрываются возможности, перечисленные выше.

Перекодировка документов может потребоваться для «старых» файлов в формате RTF и электронных таблиц, особенно полученных экспортом из приложений третьих поставщиков. В результате несоответствия указанной в файле и реальной кодировки символов текст прочитать порой невозможно. С пакетом CyrTools достаточно выбрать команду Кириллический документ > Перекодировка документа > Латиница-1 в кириллицу, и текст в мгновение ока обретет осмысленность. Пользоваться этой возможностью придется нечасто, поскольку некорректные документы встречаются сейчас реже, чем несколько лет назад.

Вставка вместо числа его текстового представления возможно для трех славянских языков, при этом можно выбрать денежную единицу, которую необходимо указать. После того как настройки сделаны, замена текстом числа уже не требует вызова диалога выбора языка и величин, а выполняется одной командой Кириллический документ > Сумма прописью > Вставить. Диапазон чисел, которые корректно преобразовываются, вполне достаточен для практического использования в любых документах. При его превышении будет выдано предупреждение.

В электронные таблицы можно импортировать набор функций преобразования чисел в строки для использования в ячейках документов. Это позволяет подготовить шаблоны разных договоров, счетов, отчетов, спецификаций и прочих бумаг, требующих обязательного указания чисел именно прописью, чтобы в дальнейшем составлять их без больших временных затрат.

Навигатор

Пожалуй, это один из самых замечательных инструментов OOo. В его единственном окне, которое вызывается кликом по кнопке инструментальной панели, командой меню Правка > Навигатор или клавишей F5, сконцентрированы все необходимые органы для быстрого поиска нужного элемента в любом открытом в текущей сессии однотипном документе. Документ выбирается из списка в нижней части Навигатора. Соответственно, возможности охватить «одним взглядом» нужную информацию ограничиваются лишь площадью вашего монитора.

В компактном окне Навигатора размещено все, что может потребоваться для быстрых перемещений по документу: от всех заголовков и разделов до рисунков и таблиц. Двойной клик на нужном элементе – и в документе показывается именно он. Полезна также кнопка Навигация, добавляющая возможностей быстрого перехода по нужным элементам текста.

Кроме поисково-навигационных функций, Навигатор позволяет выполнять преобразования структуры документа. Четыре правых верхних кнопки инструментальной панели Навигатора позволяют (если такие операции применимы) переместить выбранный элемент по структуре вверх/вниз или повысить/понизить уровень элемента в иерархии. Все операции выполняются быстро и четко, при этом происходит грамотное применение стилей к перемещенным элементам (особенно это полезно при изменении иерархии заголовков документа).

Работаем в команде

Конечно, считать, что некий офисный пакет предоставляет полноценные средства groupware – выдавать желаемое за действительное. Однако в OOo есть достаточно инструментов для повышения эффективности коллективной работы над документами. К ним относятся:

• запись, показ и комментирование изменений;
• объединение исправлений из разных файлов;
• сохранение версий документов;
• примечания.

Все эти средства помогают довести до блеска текст, приложив к захватывающему процессу объединенные усилия сплоченной команды. Но даже если вы работаете над документом в одиночку, разумное использование этих инструментов, особенно примечаний и версий, может заметно ускорить или упростить работу.

Запись изменений включается командой меню Правка > Изменения > Запись. Убедитесь также в том, что выбран пункт меню Показать. По мере правки текста исправления будут показываться измененным шрифтом. Настройка внешнего вида изменений производится через настройку OOo: Сервис > Параметры > Компонент OOo > Изменения. Чтобы можно было установить автора изменений, конечно же, надо заполнить информацию о пользователе (лучше всего это сделать во время инсталляции пакета). Тогда при наведении курсора мыши на выделенное исправление можно установить, кто и когда эти изменения сделал. Если редакторов у документа несколько, то лучше всего предоставить OOo самому изменять цвет правок По автору, что позволит визуально отличать вклад каждого из участников коллективного творчества. Из приложений ООо запись изменений поддерживают только Writer и Calc.

Если изменения вносились в несколько копий одного исходного файла, то решить проблему свода всех изменений в единый файл поможет возможность объединения изменений (Правка > Сравнение документов). В результате откроется диалог выбора файлов, а потом – обычный диалог работы с правками (которые тут называются «изменениями»).

Любая правка может быть принята или отклонена. Эти операции выполняются из диалога работы с изменениями (Правка > Изменения > Принять или отклонить). Диалог содержит список сделанных в тексте исправлений (кстати, список можно отсортировать из контекстного меню в списке) с комментариями к каждому из них. Комментарии можно ввести или отредактировать. А правки можно принять либо отклонить по одной или все «оптом».

Примечания могут использоваться в текстовых документах для сохранения комментариев к отдельным местам текста. Самое удобное, что примечания отображаются в Навигаторе (F5), и можно очень легко «пройти» по всем заметкам. По внешнему виду, да и по сути они сильно напоминают листочек-«липучку», которыми пестрят документы во время интенсивной работы над ними. При вставке примечания надо иметь в виду, что они заменяют собой выделенный текст. Примечания можно редактировать, что удобно при продолжительной работе над текстом. В примечаниях можно «держать» некоторые фрагменты, которые по каким-то причинам не должны быть в основном документе.

Сохранение версий позволяет организовать простейший контроль содержания изменений документа в процессе редактирования. Его возможности, конечно, не сравнимы с CVS или Subversion, но для работы с текстовыми документами и таблицами вполне достаточны. Для работы с версиями предназначен диалог, который выводится по команде Файл > Версии... В диалоге есть возможность сохранить новую версию документа, а также список сохраненных версий, который дает представление об авторах и истории сохранения.

Если еще пользоваться комментариями к версиям (по большому счету – не лениться их вовремя вносить), то история работы над документом становится ясной с первого взгляда. Обратите внимание: при записи документа командой Сохранить как история версий теряется! По поводу того, считать ли это ошибкой или функцией, была когда-то довольно жаркая и безрезультатная дискуссия; но о таком поведении надо помнить.

Можно установить, что каждое закрытие документа будет сопровождаться созданием новой версии. Удобство такого подхода в том, что рутинная работа будет делаться автоматически, но для документа, редактируемого урывками, такая автоматизация может привести к замусориванию списка версий; благо, часть из них можно безболезненно удалить впоследствии.

Главное преимущество версий, конечно же, сравнение их содержания. Стоит только выделить интересующую версию в таблице и нажать кнопку Сравнить, как в документе будут показаны все различия между последней и выбранной версиями. Нужную версию документа можно открыть в отдельном окне (только на чтение; но копировать из нее, конечно же, можно) для визуального сравнения.

И напоследок...

Естественно, в журнальной статье невозможно даже кратко пересказать многостраничную документацию на такой большой пакет, как OOo. Цель была в другом: дать импульс для чтения этой документации, но не как бестселлера, а как реального способа повысить эффективность собственной работы. Если кому-то удастся еще и повысить эффективность работы пусть небольшого, но коллектива, эту цель можно будет считать достигнутой «на все сто». LXF

Полезные ресурсы по OpenOffice.org

• http://www.i-rs.ru/download – загрузка сборок OpenOffice.org от компании «Инфраресурс».
• http://community.i-rs.ru – форум по OOo, весьма насыщенный и доброжелательный, на русском языке. Много полезной информации, приемов работы, шаблонов и т.п. Перед тем как задавать вопрос, воспользуйтесь поиском: скорее всего, тема уже обсуждалась.
• http://wiki.services.openoffice.org/wiki/Main_Page – wiki по OOo, поддерживается компанией Sun. Доступен и на русском языке – для этого надо выбрать ссылку Добро пожаловать справа вверху страницы. Содержит много ценной информации, особенно в разделах FAQ.
• http://ru.openoffice.org/ – русская страница проекта OpenOffice.org.
• http://extensions.services.openoffice.org/ – расширения OOo. Если вам чего-то не хватает для более эффективной или комфортной работы, посмотрите, может быть, найдете решение здесь.
• http://www.ooomacros.org/ – интересная коллекция макросов для OOo. Материал обновляется, поэтому стоит заходить на страницу регулярно.
• http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/ – еще одна подборка макросов.
• http://www.smalldataproblem.org/ooextras/ – различные расширения OOo. Удобный поиск.
• http://www.openclipart.org/ – библиотека свободных изображений. Полезна для использования в рисунках и презентациях.